——————————————————————-¬

¦2.1. Записи о награждении, присвоении званий (степеней) ¦

+———————T———————T———————-+

¦ ¦ Наименование ¦ Основание записи ¦

¦ Число, месяц, год ¦ правительственной ¦ ¦

¦ награждения, ¦ награды, присвоения ¦ ¦

¦ присвоения ¦ ученого, воинского, ¦ ¦

¦ ¦ почетного звания ¦ ¦

+———————+———————+———————-+

+———————+———————+———————-+

+———————+———————+———————-+

+———————+———————+———————-+

+———————+———————+———————-+

+———————+———————+———————-+

¦2.2.

1. Учредительные документы предприятия (Устав, свидетельство о государственной регистрации).
2. Документы, подтверждающие финансовую деятельность (бухгалтерская отчетность, налоговая отчетность).
3. Лицензии и разрешительные документы, если деятельность предпринимателя подразумевает наличие специальных разрешений.
4. Договоры с контрагентами, партнерами, сотрудниками.
5. Кадровые документы, если предприниматель имеет сотрудников (трудовые договоры, приказы о приеме на работу, трудовые книжки).
6. Сведения о финансовом состоянии предприятия и его деятельности.

Личное дело предпринимателя представляет собой не только историю финансовой деятельности, но и архив сведений о долгосрочных и краткосрочных планах, контрактах и партнерских отношениях.

Осуществляет прием

Контрольная карточка помещается на место выданного

дела.

22. Руководитель организации приказом не реже одного раза в

пять лет назначает комиссию по проверке наличия и состояния личных

дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по

учету кадров.

При выявлении недостатков в оформлении, ведении и хранении

личных дел комиссия составляет акт, представляемый на утверждение

руководителю организации.

23.

Личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив

организации по описи. Личные дела уволенных работников вносятся в

опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются

по алфавиту фамилий. Допускается составлять отдельную опись личных

дел уволенных работников.

24.

Увольнение и ведение личных дел персонала и предприятия

В характеристике указываются:

название вида документа (характеристика);

имя, отчество, фамилия характеризуемого;

текст с указанием года рождения, образования, занимаемой

должности, структурного подразделения, стажа работы в данной

организации и в данной должности, деловых и моральных качеств,

оценки трудовой деятельности, повышения профессиональных качеств,

наличия поощрений, правительственных наград, а также целевого

назначения характеристики.

Внешняя характеристика подписывается руководителем организации,

внутренняя – руководителем структурного подразделения, в котором

работает работник, с указанием даты. Внешняя характеристика

заверяется печатью нанимателя.

ГЛАВА 4

УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ПЕРЕДАЧА В АРХИВ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

18.

VPMOver(false, this)”внутренняя опись документов личного дела;

дополнение к личному листку по учету кадров;

личный листок по учету кадров;

автобиография;

копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;

заявление о приеме на работу;

копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

7.

��������� ��������� ������� � ���������� � ������ ���������� ������;

�������� ��������� �� ������ � ��������� � ���� ������;

������ � �������.

�������, ��� ��������, �������� �� �������� �������� ����� ������������, � ������ ������� ���������� �������� ������������ � ��� ��� ���� �����������.

��� �������, �������� ��������, ���������, ��������� �����������, ������� ��������� �����, �����������, ��������� � �. �.

������ ����������� �� ������

������ ��������� – ������������ � ��������� ��������� ��������� �������� ������, �� ���� ������������� ������� � ��� ���������, ��������� �� ������������ ����������� ����������������.

Изменения и дополнения в личный листок по

учету кадров после его заполнения не вносятся.

12. Для отражения в личном деле дополнительных сведений о

работнике наряду с личным листком по учету кадров может заполняться

анкета.

Требования к заполнению анкеты соответствуют требованиям,

предъявляемым к заполнению личного листка по учету кадров. Анкета

дополнительно подписывается работником кадровой службы (специалистом

по кадрам).

13.
В дополнении к личному листку по учету кадров отражаются

данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после

заполнения личного листка по учету кадров. Оформляется дополнение к

личному листку по учету кадров по форме согласно приложению 3.

14.

Доступ к личным данным: Сотрудник имеет право запросить доступ к своим личным данным, а также внести коррективы в случае обнаружения ошибок.

Защита от несанкционированного доступа: Введение паролей, шифрования и других технических средств защиты помогает предотвратить несанкционированный доступ к личной информации сотрудников.

Соблюдение этих правил позволяет работодателям обеспечить законное и этичное ведение личных дел сотрудников, что важно для поддержания доверительных отношений с персоналом и соблюдения законов о конфиденциальности данных.

Личное дело сотрудника – это официальная документация, содержащая все необходимые сведения о работнике, которая используется для организации управления персоналом, а также ведения учета его трудовой деятельности.

Данные о работе после заполнения личного листка

————T———————–T——————————-

Должность (с¦ Число, месяц, год ¦ Распорядительный документ

указанием +————T———-+—————–T————-

наименования¦ приема ¦ ¦ ¦

учреждения,¦(назначения,¦увольнения¦о приеме-переводе¦об увольнении

организации,¦ избрания),¦ ¦ ¦

предприятия)¦ перевода ¦ ¦ ¦

————+————+———-+—————–+————-

————+ ¦ ¦ ¦

————+————+———-+—————–+————-

2.

Документы личного дела помещаются в отдельную обложку,

оформляемую согласно приложению 4. На обложке личного дела

указываются заголовок личного дела (фамилия, имя, отчество работника

в именительном падеже) и регистрационный индекс дела согласно

журналу (книге) учета личных дел.

Если фамилия работника после оформления личного дела

изменялась, то старая фамилия заключается в скобки, а новая

записывается над ней.

19. Личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других

дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке.

20.
Личные дела работников подлежат строгому учету.

Положительный эффект от внедрения личного учета кадров очевиден:

• своевременный учет всей документации о сотруднике;
• отслеживание карьерной динамики;
• учет данных о возможных полагающихся льготах;
• оценка перспектив профессионального роста;
• сохранность и упорядоченность личной документации;
• оперативный доступ ко всей совокупности кадровой информации.

На кого заводят личные дела

Однозначно можно ответить на этот вопрос только в отношении государственных служащих: на всех, поскольку того требует закон.

Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета.

Он может предусматривать ряд учетных процедур:

1. Регистрация. В крупных организациях для учета личных дел заводится специальный журнал или книга. Каждое новое дело вносится в нее под определенным номером (шифром), эта же последовательность цифр проставляется на самой папке с делом. Также в журнале может содержаться такая информация о личном деле:
   • ФИО работника;
   • дата заведения;
   • дата закрытия;
   • дата передачи в архив.
2. Корректировка. Нужна, если в процессе занятости у работника произошли значимые изменения персональных данных: изменилось место жительства, социальный статус вследствие брака или развода, перемена фамилии и т.д. Изменения вносятся на основании приложений соответствующих документальных подтверждений (копии свидетельства о браке, от рождении и пр.).