О важных нюансах такой операции вы можете узнать из статьи «Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета».

Использование специального карточного счета

Командированному сотруднику можно выдать открытую на его имя корпоративную банковскую карту — дебетовую или кредитную.

Дт 55 «Специальный счет в банке» Кт 51 — перечисление средств с расчетного на специальный счет.

Если карточный счет открыт в валюте, то перечисление происходит с валютного счета: Дт 55 Кт 52.

Как отразить в учете организации командировочные расходы, связанные с направлением работника в заграничную командировку, если он самостоятельно приобрел иностранную валюту для оплаты командировочных расходов (оплата гостиницы)? Ответ на данный вопрос читайте в КонсультантПлюс, получив пробный демо-доступ к справочно-правовой системе.

Однако оплата может быть произведена не только с него, существуют и другие способы ее осуществления. Корреспонденции счетов могут принять такой вид:

• Дт 60 Кт 50 — оплачено поставщику наличными денежными средствами, к приходным документам должен быть приложен кассовый чек поставщика, если он обязан применять кассовый аппарат;

Важно! Рекомендация от “КонсультантПлюс”:Как оформить оплату поставщику за товар наличными Если товар оплачивает работник вашей организации, сделайте следующее: 1. Выдайте ему наличные деньги под отчет. В РКО по строке “Основание” укажите содержание хозяйственной операции.
Например, по данной строке можно указать: …. Все подробности см.

Как выдать с кассы денег через подотечнока для оплаты поставщику

Несмотря на то что письмо имеет отношение к ценообразованию в строительстве, в нем довольно полно раскрыт смысл понятия «административно-хозяйственные расходы».

На практике деньги в подотчет чаще всего выдаются на следующие нужды:

• почтовые расходы и затраты на связь;
• ТМЦ для аппарата управления, включая канцтовары;
• представительские нужды;
• командировочные расходы и пр.

Выше мы привели следующее правило: в заявлении о выдаче денег в подотчет или соответствующем приказе руководителя необходимо указать нужды, на которые выдаются деньги. И хотя формально это напрямую законом не установлено, в п. 6.3. указания № 3210-У отмечается, что деньги выдаются «на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя».

РКО имеют разные виды хозяйственных операций: требуется установить вид хозяйственной операции “Расходный кассовый ордер”.

Документ “Расходный кассовый ордер” может быть введен на основании Заказа поставщику, Поступления товаров, Инкассации, Заявки на расход ДС, Приходного кассового ордера, Счета от поставщика и других документов.

В создаваемом документе нужно указать:

• Кассу, из которой изымаются денежные средства;
• Контрагента, которому выплачиваются денежные средства;
• Договор,согласно которому ведутся взаиморасчеты с контрагентом;
• Суммурасходования денежных средств;
• выбратьСтатью движения денежных средств.

ГиперссылкаПо договору долг контрагенту составляетотражает текущее состояние расчетов с контрагентом по договору.

Дт 51 Кт 71.

Возврат остатка на специальный карточный счет отражается проводкой Дт 55 Кт 71.

Списание командировочных расходов может происходить следующим образом:

• Дт 08 (10, 41…) Кт 71 — приобретены внеоборотные средства, ТМЦ;
• Дт 19 Кт 71 — отражена сумма входного НДС;
• Дт 20 (23, 26…) Кт 71 — расходы отнесены на себестоимость продукции (услуг, работ);
• Дт 44 Кт 71 — расходы признаны коммерческими расходами или расходами по основной деятельности торговой организации;
• Дт 91 Кт 71 — утверждены и списаны непроизводственные расходы.

Более подробно эту тему вы можете изучить в статье «Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами».

Как учесть командировочные расходы при УСН, узнайте в Готовом решении от КонсультантПлюс.

Его образец вы найдете в начале статьи.

О счете учета подотчетных денег 71 читайте в статье.

Получение подотчетных денежных средств на карту

Как оформить подотчет на карту сотрудника, нужны ли для этого дополнительные документы?

Нет, особого порядка оформления подотчетных денежных средств, которые переводят на карту сотрудника, не существует. Алгоритм аналогичен порядку получения наличных денежных средств. Дополнением здесь служит лишь указание в заявлении на получение денежных средств реквизитов банковской карты.
Обращаем внимание, что в заявлении подотчетное лицо указывает не номер банковской карты, а номер счета, к которому карта привязана.

Образец такого заявления вы найдете в начале статьи.

Для перечисления денежных средств подотчетному лицу бухгалтер составляет платежное поручение.

После того, как произойдет отгрузка в полном объеме, нужно будет сделать зачет аванса:

• Дебет 60.01 Кредит 60.02.

Пример:

Организация приобрела товары на сумму 75 423 руб. (НДС 11 505 руб.). В договоре на поставку было указано, что покупатель вносит предоплату.

Проводки:

Счет ДтСчет КтОписание проводкиСумма проводкиДокумент-основание60.0251Получена оплата как аванс75 423Платежное поручение4160.01Оприходованы товары63 918Товарная накладная19.0360.01Входной НДС11 505Товарная накладная68 НДС19.03НДС принят к вычету15 178Счет-фактура60.0160.02Зачтен аванс75 423Товарная накладная

Оплата через подотчетное лицо

Также осуществлять покупку товаров может подотчетное лицо: Дебет 70.01 Кредит 50.

Из кассы организации работнику были выданы денежные средства в размере 8000 руб. на покупку материалов.

В этом или аналогичном внутреннем документе указываются все основные регламентирующие эту процедуру нюансы: кому, когда, в каких суммах выдаются деньги на командировочные расходы и что эти расходы могут включать.

Напомним, что командировочные расходы имеют лимит суточных, установленный в 2024 году в размере:

• При служебных поездках по России – 700 руб./сутки.
• При выездах за границу — 2 500 руб./сутки.

Если сумма суточных превышает установленные лимиты, данное превышение облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).

Подробнее о лимите средств на суточные расходы можно прочитатьздесь.

О том, как должен быть заполнен авансовый отчет и какие документы должны быть к нему приложены, рассказали эксперты КонсультантПлюс.

Учитывая последние нововведения в отношении заполнения платежек при выплате доходов физлицам, закономерен вопрос: как оформить платежку на подотчет.

Напомним, что в платежках на выплаты физлицам с 1 июля 2020 года появился новый реквизит — код вида дохода. При перечислении подотчетных сумм работникам код вида дохода указывать не требуется, так как эти суммы не являются доходом физлиц.

Подробности об изменениях в платежных поручениях с 1 июля 2020 года вы узнаете из статьи.

***

Получить денежные средства под отчет для трат на нужды организации может любой работник, в том числе устроенный по ГПД. Деньги могут быть выданы как в наличной форме, так и переведены на личную банковскую карту или же выданы в виде корпоративной банковской карты.

ТК РФ) обязан принять решение об удержании денег из зарплаты работника. Для этого необходимо подготовить приказ об удержании, подписать его у директора и уведомить работника-должника (получить его подпись на приказе и зафиксировать дату ознакомления).

Если директор решил простить долг работнику, то после принятия такого решения, оформленного приказом, на сумму подотчетного долга необходимо начислить страхвзносы и НДФЛ и перечислить их в бюджет. При этом датой возникновения дохода у сотрудника будет считаться дата его подписи под документом, в котором он оповещается о том, что долг ему прощен (п.
2 ст. 415 ГК РФ).

Удержать НДФЛ можно при первой выплате в адрес работника, последовавшей после принятия решения и оповещения работника (п. 6 ст.

НК РФ).

Регламент для поставщика

НДС при возврате товара скорректируйте, если одновременно выполняются такие условия:

• Поставщик работает на ОСНО и продает товары с НДС, то есть не имеет освобождения по этому налогу.
• Реализация состоялась, то есть к покупателю перешло право собственности на возвращаемый товар. Такое бывает, когда недостатки обнаружили не в момент приемки товара, а уже после, когда покупатель принял товар себе на баланс, а поставщик начислил НДС с продажи.

ИЛИ

Был аванс (предоплата) от покупателя и на этот аванс был выставлен счет-фактура и начислен авансовый НДС.

Чтобы не переплачивать НДС в бюджет, поставщик выставляет корректировочный счет-фактуру на стоимость товаров, которые вернули. Либо универсальный корректировочный документ (УКД) со статусом «1».

Иными словами, срок, на который получены деньги, прописан в локальных актах предприятия.

По командировочным расходам срок отчета установлен — в течение трех дней с момента возвращения из командировки (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Получить деньги работник может разными способами:

При получении наличных из кассы предприятия возникает вопрос о соблюдении лимита расчета наличными денежными средствами в размере 100 000 рублей.

Поясняем: при выдаче денег из кассы подотчетнику соблюдать лимит не требуется, так как подотчетное лицо в рассматриваемой ситуации не относится к участникам наличных расчетов.