Документальное оформление

Чек

Главный документ, который вы должны получить от самозанятого в подтверждение оплаты, — чек. Это не чек ККТ, а документ, сформированный в приложении «Мой налог» (или в банковских сервисах для самозанятых).

Чек необходим:

• Чтобы не начислять страховые взносы с выплаты самозанятому.
• Подтвердить расходы на ОСНО, УСН. Без чека принять в расходы выплаты исполнителю на НПД вы не сможете, даже если на руках будет договор и акт.

Чек самозанятый может выдать на бумаге, отправить ссылку на него по смс или электронной почте, предоставить QR-код для считывания. Лучше запросите у исполнителя ссылку на чек, так вы сможете проверить его реальность. В каком виде хранить чек, в бумажном или электронном, решаете сами.

В ваших интересах получить чек как можно раньше. Но по закону максимальный срок передачи чека зависит от способа оплаты:

• При оплате наличными — в момент расчетов.
• При безналичной оплате — не позднее 9-го числа следующего месяца. Если оплату самозанятому вы перечислили 20 июня, то чек он должен предоставить до 9 июля.

Вы не нарушите закон, если переведете оплату самозанятому, у которого нет статуса ИП, на его личную банковскую карту или электронный кошелек.

Если самозанятый решил спрятать доходы и не выдал вам чек, вы можете пожаловаться в налоговую с помощью сервиса «Обратиться в ФНС России». За спрятанные доходы самозанятому грозит штраф до 100% суммы доходов. Но ваша цель — получить чек, поэтому лучше договориться с исполнителем: он вам выдает чек, вы — не сообщаете в ФНС.

В чеке проверьте следующие реквизиты:

• Сумму и дату оплаты.
• ИНН покупателя (заказчика). Чтобы ИНН был верный, сообщите его исполнителю заранее, до оплаты.
• Наименование оказанных услуг (работ, товаров).

В случае ошибки (например, нет вашего ИНН или указана другая сумма) исполнитель должен аннулировать неправильный чек и прислать исправленный.

Договор

Бумажный договор с самозанятым не нужен, если сделка совершается одномоментно: договорились — получили работы (товары) — оплатили. Например, оплатили готовый шаблон сайта и сразу получили его — можно обойтись без договора. Ваша оплата и будет служить подтверждением сделки. Если же вы заказываете эксклюзивный дизайн сайта, вносите предоплату, потом несколько месяцев согласовываете его, нужен договор. Также бумажный договор может потребоваться вам как страховка от возможных проблем с налоговой. Для этого пропишите в договоре, что исполнитель:

• является плательщиком НПД;
• обязан сообщить вам об утрате права на НПД (снятии с учета) в течение определенного срока;
• обязан передать вам чек в течение определенного срока и удобным вам способом.

Вы можете установить в договоре штрафы для исполнителя за неисполнение обязанностей. Тогда будет шанс получить деньги через суд, если самозанятый не выдал вам чек. Чтобы избежать рисков, юристы советуют прописать, что дополнительные расходы заказчика по уплате взносов несет исполнитель, если своевременно не уведомил об утрате права самозанятости.

Акт

Акт в дополнение к чеку (а не вместо чека) потребуется:

• Если оплата и оказание услуг (выполнение работ) не совпадают по времени. Например, предоплату сделали в июне, а сдача работ будет только в сентябре. На основании акта вы отразите расходы в учете в третьем квартале.
• Если вам важно подробно прописать наименование услуг (работ) и от этого зависят гарантии по договору или возможность принять эти услуги (работы) в налоговые расходы. Допустим, вы наняли самозанятого бухгалтера для составления отчетности и прописали в договоре материальную ответственность исполнителя за нарушение сроков сдачи или ошибки. В акте вы отразите конкретный перечень подготовленных отчетов, за которые исполнитель несет ответственность.
• Если сумма оплаты значительная. Акт в этом случае будет дополнительным подтверждением расходов для налогового учета.

Удобный учет для любой системы налогообложения

Оставить заявку